Import-Schnittstelle
Diese Funktion richtet sich an Enterprise-Kunden, die bereits ein externes System zur Verwaltung ihrer Absenzen nutzen. Die Import-Schnittstelle für Absenzen ermöglicht die automatische Übernahme von Absenzdaten aus externen Systemen in planr. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die bereits ein anderes System zur Verwaltung von Absenzen nutzen.
Funktionsweise
Die Schnittstelle übernimmt zwei Arten von Informationen:
- Absenztypen: Verschiedene Kategorien von Absenzen wie Ferien, Krankheit, Weiterbildung etc.
Externe Absenzen sind in planr immer mit dem Zusatz «Ext» gekennzeichnet.
- Absenzdispositionen: Konkrete Absenzen von Mitarbeitern mit Datum, Dauer und Status
Wenn eine Absenz über die Schnittstelle in planr importiert wird, werden folgende Informationen automatisch übernommen:
- Mitarbeiter-ID
- Absenztyp (z.B. Ferien, Krankheit)
- Geschäftsstelle und Niederlassung
- Datum und Dauer der Absenz
- Notizen und zusätzliche Informationen
- Status der Absenz (bestätigt, angefragt, abgelehnt, storniert)
Status von Absenzen
Die Absenzen werden mit dem Status aus dem externen System übernommen:
- Bestätigt: Die Absenz wurde genehmigt und ist final
- Angefragt: Die Absenz wurde beantragt, aber noch nicht genehmigt
- Abgelehnt: Die Absenz wurde abgelehnt
- Storniert: Die Absenz wurde storniert
Bestätigte Absenzen können in planr nicht mehr bearbeitet werden, da sie vom externen System verwaltet werden.
Zielkonflikte bei importierten Absenzen
Wird eine externe Absenz mit Disposition in planr eingelesen, während für denselben Zeitraum bereits eine Buchung besteht, entsteht ein Zielkonflikt. Der betroffene Eintrag wird rot markiert. Ist ein Mitarbeiter betroffen, wird die Zeile des Mitarbeiters zusätzlich rot hervorgehoben – so ist der Zielkonflikt sofort erkennbar.
So löst du den Zielkonflikt:
- Bestehende Buchungen im betroffenen Zeitraum in planr löschen, sodass nur noch die importierte Absenz bleibt.
- Oder, falls gewünscht, die Absenz im externen System löschen; sie wird dann nicht mehr nach planr importiert.
Automatische Dispositionierung
Die Schnittstelle wird in der Regel von externen Partnern eingerichtet und verwaltet. Bei Fragen zur Konfiguration wende dich bitte an deine IT-Administration oder das planr Team.