Berechnungslogik

Für alle, die’s genau wissen wollen – inklusive Formeln, Rechenwege und Sonderfälle.

Formeln & Rechenbeispiele

Die primäre Metrik zur Anzeige der Ressourcennutzung: Auslastung % = (Gesamtbedarf / Gesamtverfügbare Kapazität) * 100

Detaillierte Formelaufschlüsselung

• Gesamtbedarf = Geplante Arbeit + Vakanzbuchungen + Absenzen

  • Geplante Arbeit: Gilt nur für reguläre Mitarbeitende und nicht für temporäre:
    • Alle Projektauftragsbuchungen
    • Alle Serviceauftragsbuchungen
    • Infobuchung, wenn Dispositionsgrad > 0%
  • Vakanzbuchungen:
    • Buchungen zur Einsatzplanung ohne namentlich zugewiesene Person
  • Absenzen:
    • Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten

• Gesamtverfügbare Kapazität ist:

  • Gesamtarbeitsstunden basierend auf den hinterlegten Arbeitsstunden (Sollstunden)
  • Wenn für Samstag oder Sonntag keine Arbeitsstunden hinterlegt sind (normalfall), aber dennoch gearbeitet wird, wird die verfügbare Tageskapazität anhand der durchschnittlichen Arbeitszeit der übrigen Wochentage berechnet.

Schritt-für-Schritt-Beispiel

• Szenario: Ein Team von 5 Mitarbeitenden am Montag
• Arbeitszeit pro Mitarbeitender: 8 Stunden/Tag
• Gesamtverfügbare Kapazität: 5 × 8 = 40 Stunden

Beispiel: Buchungen für diesen Tag:

• A: 8h Projekt A
• B: 6h Projekt B
• C: 8h Absenz - Urlaub
• D: 4h Projekt C
• E: 8h Projekt D
• Vakanz: 8h Projekt D

Berechnung:

1. Geplante Arbeit = 8 + 6 + 4 + 8 = 26h
2. Absenzen = 8h
3. Vakanzbuchungen = 8h
4. Gesamtbedarf = 26 + 8 + 8 = 42h
5. Gesamtverfügbare Kapazität = 40h
6. Auslastung = (42 / 40) × 100 = 105%

Ergebnis: Das Team ist für diesen Tag um 5% überbucht.

Weitere berechnete Metriken:

• Verfügbar nach geplanter Arbeit = 40 - 26 (Arbeit) - 8 (Absenz) = 6h
  • = Vakanzen (verfügbare) = 6h
• Freie Kapazität = max(0, 6 - 8) = 0h
  • Das bedeutet: Obwohl rechnerisch –2 Stunden frei wären, zeigt das System 0 Stunden freie Kapazität an. Denn negative Kapazität ist nicht möglich – die Person ist in diesem Fall überbucht oder voll ausgelastet.
• Fehlende Kapazität = abs(min(0, 6 - 8)) = 2h
  • Das bedeutet: Die Differenz von 6 – 8 ergibt –2. Da negative Kapazität nicht direkt angezeigt wird, wird der Betrag der fehlenden Stunden berechnet: 2 Stunden fehlen an diesem Tag, um alle geplanten Aufgaben abzudecken.
  • = Vakanzen (fehlende) 2h

Interpretation: Die 6 Stunden, die nach der geplanten Arbeit noch verfügbar sind, sollten auch dazu verwendet werden, die 8 Stunden Vakanz abzudecken. Da dafür jedoch nicht genügend Kapazität vorhanden ist, wird dies in der Auslastungsgrafik wie folgt dargestellt:

• 6 Stunden Vakanz (verfügbar)
• 2 Stunden Vakanz (fehlend)

---

Formeln für die Auslastungsberechnungen:

Was	Beschreibung	Formel	Beispiel
Man-hours (MH) (absolute Zahl in Stunden)	Summe aller geplanten Stunden einer Person.	= ∑ Buchungsdauern an einem Tag	2.5h + 5h + 1.5h = 9h
Man-Days (relative Zahl: Auslastung in Prozent)	die Auslastung einer Person, bezogen auf Tage.	= (Man-Hours / Hinterlegte Stunden) * 100	(9 / 8) * 100 = 112.5%
Man-Days der Belegschaft	Auslastung, welche in planr angezeigt wird (Tages-, Wochen- und Monatsansicht)	= (∑ Man-Hours) / (Hinterlegte Arbeitszeit * Anz. MH) * 100	(8+9+7+10) / (4*8) * 100 = 106.25%
Man-Weeks (relative Zahl: Auslastung in Prozent)	Die Auslastung einer Person, bezogen auf die Woche.	(MH1+..+MH5) / (SA1+..+SA5) * 100	(8+7+9+8+10) / (8+8+8+8+8) * 100 = 105%
Man-Weeks der Belegschaft	Auslastung, welche in planr angezeigt wird (Jahresansicht)	In diesem Beispiel nur mit 2 Mitarbeitenden: ((MH1a+MH1b)+..+(MH5a+MH5b)) / ((SA1*2)+..+(SA5*2)) * 100	In diesem Beispiel nur mit 2 Mitarbeitenden: ((8+9)+(8+8)..) / (2*8+2*8..) * 100 = 102.5%

Besonderheit bei Wochenendarbeit:

Wenn für Samstag oder Sonntag keine Arbeitszeit definiert ist (empfohlen), aber dennoch gearbeitet wird, wird die verfügbare Tageskapazität anhand des Durchschnitts der Arbeitszeiten an den Wochentagen berechnet. Sobald an einem solchen Tag gearbeitet wird, liegt die Tagesauslastung automatisch über 100%. Wird hingegen nicht gearbeitet, wird an diesem Tag keine Auslastung angezeigt.

Falls an einem Wochenende gearbeitet wird, wird diese Arbeitszeit auch in der Wochenauslastung der Monats- und Jahresansicht berücksichtigt.

Beispiel:

(in Stunden)	Montag	Dienstag	Mittwoch	Donnerstag	Freitag	Samstag	Sonntag
Geplante Arbeit	8	10	6	8	8	4	0
Hinterlegte Arbeitszeit	8	8	8	8	8	0	0
Tagesauslastung	100%	125%	75%	100%	100%	150%	0%

• Tagesauslastung Samstag:
  • Durchschnittliche Arbeitszeit der Wochentage = 8h
  • 1 + (4 / 8) = 150%
• Tagesauslastung Sonntag:
  • Auslastung ist 0%.

Sonderfälle

1. Wochenenden: Sobald an einem Samstag oder Sonntag gearbeitet wird, liegt die Auslastung für diesen Tag automatisch über 100%, da an Wochenenden in der Regel keine Arbeitszeit hinterlegt ist.
2. Teilzeitmitarbeitende: Teilzeitpensen werden aktuell nicht direkt berücksichtigt. Best Practice ist es, das reduzierte Pensum durch entsprechende Absenzeinträge auf 100% zu ergänzen.
3. Temporäre Mitarbeitende: Temporäre Mitarbeitende werden separat ausgewiesen und fliessen nicht in die Auslastung der regulären Mitarbeitenden ein.