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FAQ, Sonderfälle und typische Fehlerquellen in der Auslastungsanzeige

Dieser Abschnitt beantwortet häufig Fragen und zeigt typische Stolpersteine auf, die bei der Interpretation oder Berechnung der Auslastung auftreten können – insbesondere im Zusammenhang mit Sonderfällen wie Wochenendarbeit, Feiertagen oder unvollständigen Einstellungen.

Frage: Warum zeigt die Auslastung am Wochenende mehr als 100% an?​

  • Grund: Für Wochenenden sind standardmässig keine Sollstunden hinterlegt. Das System verwendet den Wochendurchschnitt der Arbeitstage (Mo–Fr) als Basis. Alle Buchungen am Wochenende zählen deshalb voll als Zusatzleistung.
  • Beispiel: 100%-Pensum = 40h/Woche → Ø 8h pro Tag. Samstag: 4h gebucht → 4h zusätzlich = 50% über Standard → Samstag zeigt 150% Auslastung.
  • Hinweis: Diese Anzeige ist technisch korrekt. Eine Auslastung >100% bedeutet hier nicht Überlastung, sondern Mehrleistung ausserhalb der Regelarbeitszeit. In der Planung bewusst berücksichtigen.

Frage: Warum stimmen die Auslastungswerte in der Jahresansicht nicht mit denen in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht überein?​

  • Grund: In der Tages-, Wochen- und Monatsansicht wird ein Tag nur dann zur Berechnung der Auslastung herangezogen, wenn eine Buchung (Disposition) vorhanden ist – unabhängig davon, ob Arbeitszeiten hinterlegt sind. In der Jahresansicht hingegen zählen alle Tage mit hinterlegten Arbeitszeiten – auch wenn keine Buchung vorhanden ist.
  • Beispiel: Ist am Samstag eine Arbeitszeit hinterlegt (z. B. 8h), aber es gibt keine Buchung, wird dieser Tag in der Jahresansicht als 0% Auslastung gewertet - in der Wochenansicht wird er gar nicht angezeigt.
  • Hinweis: Dadurch kann es zu Abweichungen in der Auslastung kommen – besonders bei Wochenendtagen oder bei Betrieben mit individuellen Arbeitszeitmodellen.
  • Lösung: Arbeitszeiten nur dort hinterlegen, wo auch tatsächlich regelmässig gearbeitet wird. Empfehlung: Keine Sollzeit am Wochenende definieren, wenn diese Tage im Betrieb normalerweise frei sind.

Frage: Warum verfälschen Feiertage die Auslastung in der Jahresansicht?​

  • Grund: Feiertage haben aktuell Arbeitszeiten hinterlegt – das System behandelt sie wie reguläre Arbeitstage. Wenn an einem Feiertag keine Buchung erfolgt, zeigt das System 0% Auslastung, obwohl real nicht gearbeitet werden sollte.
  • Beispiel: Am 1. August ist offiziell frei, aber im System sind Sollstunden hinterlegt. Ohne Buchung erscheint der Tag mit 0% – das senkt die Wochen- und Jahresauslastung künstlich, obwohl der Tag korrekt nicht genutzt wurde.
  • Hinweis: Das Verhalten ist nicht konsistent mit der Logik für Wochenenden: Dort wird nur dann Auslastung berechnet, wenn tatsächlich gebucht wurde. Feiertage verhalten sich aktuell wie Arbeitstage, was die Auswertung verzerrt.
  • Lösung: Bis das Problem gelöst ist, sollten Feiertage manuell als Absenz (Typ „Feiertag“) erfasst werden. Empfehlung: Feiertage zu Jahresbeginn zentral als Serientermine eintragen. Hinweis: Wir arbeiten daran, dieses Logikproblem systemseitig zu beheben, damit Feiertage künftig korrekt berücksichtigt werden.

Frage: Warum werden Samstag und Sonntag in der Auslastungsgrafik ausgeblendet – auch wenn dort Buchungen vorhanden sind?​

  • Grund: Samstag und Sonntag werden in der Grafikdarstellung bewusst ausgeblendet, da sie bei den meisten Unternehmen leer bleiben. So entstehen keine unnötigen Lücken im Wochenverlauf. Die Darstellung wird dadurch kompakter und besser lesbar.
  • Beispiel: Selbst wenn an einem Samstag eine Buchung vorhanden ist, wird der Tag in der Grafik nicht angezeigt.
  • Hinweis: Diese Ausblendung betrifft nur die Darstellung, nicht die Berechnung.
  • Lösung: Die Buchung am Wochenende wird weiterhin berücksichtigt – auch wenn der Tag in der Grafik nicht sichtbar ist. Es handelt sich lediglich um eine Darstellungsoptimierung.

Frage: Warum wird das Pensum eines Mitarbeitenden in der Auslastung nicht berücksichtigt?​

  • Grund: Das hinterlegte Pensum (z. B. 80%) wird aktuell nicht automatisch in die Auslastungsberechnung einbezogen. Die Berechnung erfolgt ausschliesslich auf Basis der Vollzeit-Sollstunden.
  • Beispiel: Ein Mitarbeitender mit 80%-Pensum arbeitet 32h/Woche. Wird er mit 32h disponiert, zeigt das System nur 80% Auslastung – obwohl er faktisch voll ausgelastet ist.
  • Hinweis: Die Anzeige ist technisch korrekt im aktuellen Systemverhalten, aber entspricht nicht der tatsächlichen Auslastung bei Teilzeitpensum.
  • Lösung: Reduzierte Arbeitspensen müssen manuell über Absenzen abgebildet werden. Empfehlung: Bei z. B. 80%-Pensum den freien Tag als Serientermin (z. B. jeden Freitag) erfassen.

Frage: Warum unterscheidet sich die Prozentanzeige in der ersten Zeile von der Auslastungsgrafik für die gleiche Zeitperiode?​

  • Grund: In der ersten Zeile wird der Wert gerundet dargestellt, weil dort wenig Platz vorhanden ist – vor allem auf kleineren Bildschirmen.
  • Beispiel: Für denselben Zeitraum zeigt die Auslastungsgrafik z. B. 107,7%, während in der Zeile oben 108% angezeigt wird.
  • Hinweis: Die Berechnung ist in beiden Fällen korrekt – es handelt sich nur um eine visuelle Rundung.
  • Lösung: Wir arbeiten daran, die Darstellung zukünftig zu verbessern und mehr Genauigkeit zu ermöglichen – auch bei wenig Platz.

Frage: Warum zeigt die Auslastung 0% an, obwohl Buchungen vorhanden sind?​

  • Grund: Wenn keine Arbeitszeiten (Sollstunden) hinterlegt sind, hat das System keine Berechnungsgrundlage. Ohne Sollwert kann selbst bei bestehenden Buchungen keine Auslastung berechnet werden – das Ergebnis ist 0%.
  • Beispiel: Ein Mitarbeitender ist für mehrere Tage disponiert, aber es wurden noch keine Arbeitszeiten erfasst. Die Auslastung bleibt bei 0%, da der Bezug zur Sollzeit fehlt.
  • Hinweis: Die Buchung selbst wird gespeichert, aber nicht ins Verhältnis zur Sollzeit gesetzt – daher entsteht der Eindruck, als ob nicht gearbeitet wurde.
  • Lösung: Arbeitszeiten vor der Planung erfassen – z. B. wöchentliche Sollstunden oder Schichten. Nur mit korrekt hinterlegter Sollzeit wird die Auslastung sinnvoll berechnet.

Frage: Warum haben temporäre Mitarbeitende keinen Einfluss auf die Auslastung?​

  • Grund: Temporäre Mitarbeitende werden aktuell nicht in die Auslastung der eigenen Belegschaft einbezogen. Diese Logik wurde bewusst so umgesetzt, da in vielen Betrieben nur interne Ressourcen für die Kapazitätsplanung berücksichtigt werden sollen.
  • Beispiel: Ein temporärer Mitarbeitender ist voll disponiert, dennoch zeigt die Auslastung der Abteilung oder des Teams keine Veränderung.
  • Hinweis: Die Entscheidung basiert auf einem Praxisbedürfnis aus der Entwicklung von planr. Uns ist aber bewusst, dass dieses Verhalten nicht für alle Unternehmen passt.
  • Lösung: Wir arbeiten daran, diese Einstellung zukünftig konfigurierbar zu gestalten, sodass der Einbezug temporärer Mitarbeitender nach Bedarf aktiviert werden kann.

Frage: Warum zeigt die Auslastung mehr als 100% an, obwohl keine Vakanzen gebucht und alle Mitarbeitenden vollständig disponiert sind?​

  • Grund: Eine Auslastung über 100% kann auch dann auftreten, wenn Dispositionen die hinterlegte Sollzeit überschreiten. Das System erkennt dies als Überlastung, da mehr Stunden geplant sind, als dem Arbeitspensum entspricht.
  • Beispiel: Bei einer Sollzeit von 8 Stunden pro Tag beträgt eine Disposition 10 Stunden. Dies ergibt eine Auslastung von 125% für diesen Tag.
  • Hinweis: Die Berechnung ist korrekt – eine Überlastung wird auch ohne Vakanzen angezeigt, wenn mehr gearbeitet wird als vorgesehen.
  • Lösung: Dispositionen auf Übereinstimmung mit der Sollzeit prüfen. Überlastungen können bewusst eingesetzt werden (z. B. für Überstunden oder Wochenendarbeit), sollten aber erkennbar bleiben.

Frage: Werden Mitarbeitende, die bereits ein Austrittsdatum haben, weiterhin in der Auslastung berücksichtigt?​

  • Antwort: Ja, aktuell wird das Austrittsdatum noch nicht berücksichtigt. Mitarbeitende mit definiertem Austrittsdatum werden auch nach diesem Datum weiterhin in die Auslastung eingerechnet.
  • Hinweis: Dies kann insbesondere bei langfristigen Planungen zu verfälschten Auslastungswerten führen.
  • Lösung: Wir arbeiten daran, dass Mitarbeitende nach dem Austrittsdatum automatisch aus der Auslastungsberechnung ausgeschlossen werden.

Frage: Ich habe alle Mitarbeitenden disponiert – warum zeigt die Auslastung trotzdem nicht 100% an?​

  • Grund: In solchen Fällen stimmt meistens etwas mit der Dauer der Dispositionen oder dem Dispositionsgrad nicht. Entscheidend ist, dass für jeden Mitarbeitenden die hinterlegte Sollzeit vollständig disponiert ist – z. B. bei 100%-Pensum → 8h pro Tag.
  • Beispiel: Alle 10 Mitarbeitenden sind disponiert, aber bei einigen Buchungen sind nur 4 von 8 Stunden hinterlegt oder der Dispositionsgrad liegt bei 50% → dadurch ergibt sich eine Auslastung unter 100%.
  • Hinweis: Die reine Anzahl an Dispositionen reicht nicht aus – auch die Dauer und der Dispositionsgrad müssen stimmen.
  • Lösung: Dispositionen einzeln prüfen.