Applicazione pratica
Pianificazione a breve termine senza posti vacanti
Migliore pratica per la pianificazione di impiego a breve termine (1–2 settimane) con il seguente obiettivo: La pianificazione di impiego per i giorni a venire dovrebbe essere il più concreta, completa e stabile possibile.
- Utilizzare vista settimanale o mensile: La pianificazione di impiego a breve termine avviene tipicamente in una di queste due viste.
- Utilizzare controllo di utilizzo: Per la verifica, può essere utilizzata sia la percentuale nella linea superiore sia il grafico di utilizzo.
- Posti vacanti non rilevanti: Nella pianificazione a breve termine, i posti vacanti (disponibili/mancanti) di solito non sono rilevanti poiché tipicamente non contengono voci.
- Mirare a utilizzo vicino al 100%: Ottimale è un utilizzo completo con piccole riserve (pochi percento) per impieghi spontanei, malattia o emergenze. Più avanti nel futuro, più basso può essere l'utilizzo (vedi figura: utilizzo leggermente decrescente nel tempo).
- Livello di assegnazione inferiore al 100%: Quando un dipendente è assegnato solo a un impiego e il livello di assegnazione è inferiore al 100%, questo influisce direttamente sull'utilizzo. Il dipendente stesso e quindi anche la forza lavoro non sono utilizzati al 100%.
- Livello di assegnazione inferiore al 100% con più assegnazioni: Quando esistono più prenotazioni (in parte intenzionale, vedi capitolo Livello di assegnazione), ma il livello di assegnazione sommato di queste prenotazioni è inferiore al 100%, questo influenza anche l'utilizzo della forza lavoro.
Interpretazione: Il grafico mostra che nei primi quattro giorni, tutti i dipendenti sono assegnati a un progetto o servizio – eccetto una persona che ha un'assenza. Dal quinto giorno in poi, una persona non è ancora assegnata e quindi disponibile. L'ultimo giorno, ci sono due persone che non sono pianificate e quindi disponibili. Possono essere assegnate o deliberatamente mantenute come riserve – per esempio, per impieghi a breve termine o malattia.
L'utilizzo massimo senza prenotare posti vacanti è normalmente del 100%. Tuttavia, c'è un'eccezione:
Eccezione: In certi casi, l'utilizzo può superare il 100% anche senza considerare i posti vacanti – cioè quando una prenotazione supera gli orari di lavoro standard definiti. Esempio: Se gli orari di lavoro standard sono impostati a 8 ore al giorno e una prenotazione è di 10 ore, questo porta a sovraccarico. Di conseguenza, viene visualizzato un utilizzo di più del 100%.
Pianificazione delle risorse a medio e lungo termine
Migliore pratica per la pianificazione delle risorse a medio e lungo termine (da 2 settimane - 1 anno) con il seguente obiettivo: Verificare se un progetto pianificato può essere coperto con le capacità interne disponibili (controllo di capacità).
- Registrare progetto e posti vacanti a. Creare progetto nella vista progetto. b. Durante la durata del progetto, prenotare i posti vacanti necessari al progetto appena creato. Istruzioni su come prenotare posti vacanti nel capitolo Posti vacanti.
- Controllare visivamente la capacità a. Nel grafico di utilizzo, controllare se capacità sufficienti sono disponibili per i posti vacanti pianificati.
- Prendere decisione a. Il progetto è fattibile: Il progetto può essere approvato e i posti vacanti servono come segnaposto per l'assegnazione concreta nel passo successivo. b. Mancano dipendenti disponibili in ruoli individuali o periodi di tempo. Il progetto potrebbe dover essere rimandato, aggiustato o rifiutato (eliminato). i. Se eliminato: Marcare tutte le prenotazioni, eliminarle e poi il progetto può essere eliminato.
- Trasferire posti vacanti ai dipendenti - Esempio: Assegnare posto vacante con ruolo di project manager. Istruzioni dettagliate con immagini nel capitolo Posti vacanti. a. Passare alla vista dipendente. b. Filtrare per ruolo project manager. c. Tornare alla vista progetto. d. Marcare tutte le assegnazioni di posti vacanti (con tasto ALT premuto o ctrl selezionare tutto). e. Cliccare "Modifica" e selezionare il dipendente appropriato dalla lista di suggerimenti. f. Ripetere il processo per tutti gli altri posti vacanti di ruoli.
- Risoluzione automatica dei posti vacanti a. Non appena tutte le voci di un posto vacante sono assegnate a un dipendente concreto, il posto vacante viene automaticamente eliminato. b. La pianificazione è così completata e la distribuzione delle risorse nel sistema è realisticamente e completamente mappata.